Un’azienda ben strutturata ha molti dati e attività da gestire, tant’è che spesso avverte la necessità di realizzare qualcosa di specifico che non esiste sul mercato, in modo indipendente senza la necessità di doversi appoggiare ad una software house esterna. Il Case History di oggi parla di Boggi Milano. Un’azienda che ha realizzato, grazie a 4WS.Platform, un’applicazione web interna chiamata DOCS, per gestire il recruitment e la carriera dei dipendenti. Abbiamo intervistato Marco Benasedo, Head of Information Technology e Michele Tettamanti, ICT Project Manager di Boggi Milano, ideatori di questa applicazione. Con pochi giorni di formazione hanno sviluppato un’applicazione web completa e funzionale alle esigenze specifiche dell’azienda. La base di partenza è stata la Piattaforma firmata Sinesy srl.

Quali sono i motivi che vi hanno portato a scegliere 4WS.Platform per creare la vostra applicazione? E quali benefici avete riscontrato tramite il suo utilizzo?

Siamo un’azienda che vende abbigliamento con un reparto IT sviluppato e una struttura organizzata in cui la maggior parte dei tecnici sono sviluppatori esperti: questo, per alcune cose, ci rende autosufficienti, ma in certe situazioni non ci è possibile esserlo. Da sempre abbiamo sviluppato diverse applicazioni integrandole ai prodotti di mercato che via via la nostra azienda ha scelto: tra cui Zucchetti per l’HR e 4WS.Trade per la parte di retail management system. Per cui molte esigenze verticali alla nostra struttura ce le siamo sviluppate internamente attraverso l’uso di linguaggi di programmazione partendo quasi sempre da zero. Ma per questo tipo di progetto abbiamo preferito appoggiarci ad una piattaforma che ci consentiva di semplificare il processo di sviluppo e ci forniva una serie di strumenti già pronti all’uso. Grazie alla partnership con Sinesy ci siamo avvicinati al prodotto 4WS.Platform. Una piattaforma conosciuta durante il progetto 4WS.KeepIT e approfondita poi in seguito, proprio in funzione della nostra necessità di sviluppare un’applicazione su misura in modo indipendente. Finora la gestione del personale in azienda è stata organizzata interamente con excel. Ma quando l’azienda ha iniziato a crescere, la quantità di dati è diventata troppo alta e complessa da gestire attraverso dei semplici fogli excel (oltre a non permetterci una facile condivisione). Dopo una serie di incontri, analisi e benchmark delle soluzioni già presenti sul mercato, abbiamo capito che tutto ciò che ci veniva offerto era troppo complesso rispetto alle nostre reali esigenze. Così abbiamo deciso di sviluppare l’applicazione internamente, sfruttando le persone e le conoscenze a nostra disposizione, ma soprattutto usando uno strumento che ci permettesse di usare un “linguaggio comune”, facile da apprendere, semplice da usare e veloce da applicare. Da questa idea-progetto è nata la nostra applicazione: “Docs”. Docs è un documentale della carriera o, come lo chiamiamo noi, un gestionale di carriera che ci permette di gestire:

1. le candidature
2. un’agenda di colloqui
3. report dei colloqui e relative offerte in essere
4. l’avanzamento di carriera di un dipendente con relative modifiche del contratto
5. documenti allegati (Docs fa da raccoglitore)
6. schede valutative e di performance del dipendente
7. integrazione con altri gestionali collegati (4WS.Trade per raccogliere le performance venditori e Zucchetti per la gestione delle paghe)
8. la formazione interna attraverso l’academy e le certificazioni
9. documenti post-licenziamento

Ci viene spontaneo chiedere a Michele, realizzatore della soluzione gestionale con 4WS.Platform: quali vantaggi hai trovato nell’adozione di questo paradigma rispetto allo sviluppo tradizionale?

Naturalmente il design delle finestre, la possibilità di poterle strutturare dentro un browser in modo più semplice mi ha semplificato il lavoro. C’è stata una difficoltà iniziale nel capire come utilizzare lo strumento ma, con alcuni giorni di formazione e grazie alla professionalità dello staff Sinesy messoci a disposizione, abbiamo avuto un bell’approfondimento della piattaforma, delle sue funzionalità e potenzialità. Superato lo scoglio iniziale, la costruzione delle finestre è stata molto semplice e veloce. Ora più vado avanti e più lo sviluppo si velocizza per ogni tipo di scheda e pagina. Inoltre, con il designer web presente nella Piattaforma, ho la possibilità di sviluppare liberamente da ogni dove, senza dovermi recare necessariamente in ufficio. Ho trovato anche molto utile il fatto di poter sfruttare il sistema di identity management fornito da 4WS.Platform come punto di partenza assegnando dei ruoli agli utilizzatori dell’applicazione e permettendo così l’accesso a determinate aree del sistema solamente alle persone con i permessi per potervi accedere. Così i recruiter potranno visualizzare solo i CV e le schede valutative dei colloqui, gli store manager invece solo la parte inerente alle performance e così via.

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In pratica avete costruito una sorta di personalizzazione dei permessi partendo dal sistema di identity management di 4WS.Platform?

Esatto. Abbiamo creato una specializzazione del sistema di identity management fornito dalla Piattaforma.

La curva di apprendimento della piattaforma è stata soddisfacente? Qual è stato il livello di servizio del nostro staff?

Con alcuni giorni di training è stato possibile costruire tutto questo. C’è da dire anche che, ad ogni dubbio, perplessità successiva o per qualsiasi problema abbia riscontrato in fase d’esecuzione, sono stato continuamente supportato dallo staff di Sinesy, ricevendo risposte veloci e pratiche. Quindi un ottimo lavoro di squadra.

Avere una piattaforma Cloud è un dubbio che spesso riscontriamo tra i nostri clienti. Qual è la Vostra opinione?

La cosa è abbastanza neutra e personale. Nel nostro caso, sia l’ambiente che il database sono sempre stati facilmente raggiungibili, quindi il fatto che l’applicazione sia stata in Cloud non ci ha penalizzato. Anzi.

Questo tipo di soluzione consente quindi di costruire soluzioni customizzate seguendo le esigenze del proprio business a costi ragionevoli e in autonomia?

La vera forza della piattaforma sta proprio nella curva di apprendimento molto breve e nella sua facilità d’utilizzo. Infatti abbiamo creato in poco tempo un’applicazione web funzionante, pratica e intuitiva in modo totalmente indipendente. Malgrado non manchino le conoscenze e competenze all’interno del nostro dipartimento, pensare di costruire da zero un’applicazione con i linguaggi di programmazione tradizionali (Java, .Net, Delphi, ecc…) sarebbe stata una follia. In termini di costi, tempo e manutenzione in seguito. Avere la possibilità di sviluppare in una piattaforma già esistente, con un linguaggio comune, in un unico ambiente è sicuramente un plus importante di questa soluzione, perché permette una razionalizzazione delle competenze interne. La professionalità delle persone di Sinesy che lavorano a supporto dell’applicazione e che ci hanno fornito assistenza, è altresì un vantaggio importante e fondamentale quando si sceglie un partner tecnologico. Stiamo già pensando a dei futuri sviluppi come ad esempio integrare il rimborso spese all’interno di DOCS, così da avere una panoramica completa dei nostri dipendenti. Ma questo richiederà ancora un po’ di tempo.

La personalizzazione in base alle esigenze aziendali con 4WS.Platform

Boggi, come Tempur, è un’azienda che ha saputo “auto-analizzarsi”, riconoscere un processo ormai inefficace ed è riuscita a trasformarlo in un’opportunità di crescita. Ha accolto il cambiamento, digitalizzando l’intero processo di recruitment e gestione personale attraverso un’applicazione web interamente sviluppata dal loro IT Michele Tettamanti. I vantaggi riscontrati dall’utilizzo di 4WS.Platform sono:

• curva d’apprendimento molto breve
• velocità e facilità nello sviluppo dell’applicazione
• facilità d’integrazione con altre soluzioni gestionali (4WS.Trade – gestionale di vendita, e Zucchetti – software gestione paghe, ecc…)
• possibilità di personalizzazione della piattaforma web – nel caso Boggi sono riusciti a verticalizzare il sistema di autorizzazione di 4WS.Platform con un loro sistema costruendo un sistema ad hoc per l’assegnazione di ruoli e permessi
• razionalizzazione delle competenze interne grazie all’utilizzo di un’unica piattaforma e usando un unico linguaggio di sviluppo
• professionalità e competenze del personale a supporto della piattaforma 4WS.Platform

Versatilità e customizzazione al servizio del cliente. La piattaforma è qualcosa che cresce nel tempo e permette di creare in pochi giorni di formazione un software ad hoc. Provare per credere.