Nuovi Strumenti di Collaborazione Aziendale: le opportunità offerte da Google e la sua GSuite

Uno dei mantra che i consulenti aziendali ripetono spesso durante le loro ispezioni riguarda l’importanza della condivisione di conoscenza e della comunicazione in azienda.
Non mi occupo di strategie e organizzazione aziendale, ho una formazione tecnica, per cui non ti annoierò con discorsi fumosi. In questa serie di articoli, invece, presenterò alcuni strumenti di collaborazione aziendale che possono migliorare l’aspetto della comunicazione in azienda, basandomi sull’esperienza maturata in Sinesy. In particolare parlerò di alcune delle app per lavorare in team che compongono la GSuite di Google (come Google Drive per esempio), strumenti meravigliosi che ti permettono di superare i limiti fisici e temporali finora imposti dalla consueta mentalità lavorativa proprio grazie alla potenza offerta dal Cloud.

La visione parte dall’alto

Prima di iniziare però devo premettere che l’adozione di uno o più di questi strumenti di collaborazione aziendale è la conseguenza non tanto di una scelta tecnica, quanto della visione e delle politiche dettate dai vertici della vostra azienda, in materia di organizzazione, circolazione delle informazioni comunicazione in azienda, fiducia nei dipendenti e processi aziendali. In alcuni casi infatti, le aziende devono rispettare leggi molto restrittive che possono, talvolta, contrastare l’introduzione di strumenti per il lavoro agile come quelli offerti da Google.

Scopri perché anche il Gruppo Zignago ha scelto G Suite.
Leggi QUI l’intervista completa a Paolo Moretti, Responsabile IT.

La protezione dei dati: GSuite è sicurezza prima di tutto

In particolare, parlando delle app per lavorare in team offerte da Google GSuite, gli amministratori delegati (o più frequentemente i responsabili dei sistemi informativi) sollevano diverse preoccupazioni riguardo la protezione dei dati, la fedeltà dei collaboratori, la possibile fuoriuscita di informazioni confidenziali. Rispondo sempre a queste obiezioni, mettendo in evidenza che ci sono molti modi con cui un collaboratore può sottrarre o pubblicare dati riservati a cui ha accesso (ignoriamo per il momento le casistiche di accesso fraudolento) se davvero lo vuole. Inoltre, gli standard di sicurezza offerti da Google sono nettamente superiori a quelli che la maggior parte della aziende possono mettere in campo al loro interno.

“Google è un’azienda nata e operante nella cloud: non c’è da stupirsi se capiamo perfettamente le implicazioni relative alla sicurezza legate alla migrazione delle attività aziendali sulla cloud. Google e i suoi servizi aziendali condividono la stessa infrastruttura, perciò la tua organizzazione potrà usufruire delle stesse protezioni che abbiamo creato e utilizziamo ogni giorno. La solida struttura globale, gli esperti di sicurezza dedicati e la spinta all’innovazione fanno sì che Google sia sempre all’avanguardia e offra un ambiente con formidabili caratteristiche di sicurezza, affidabilità e conformità.” Fonte, Sito ufficiale di Google.

Questa sfiducia non è l’approccio ideale per avviare in modo efficace la Digital Transformation in azienda, poiché si ha la tendenza ad abbandonare a priori l’idea di adottare strumenti che possono far guadagnare in efficienza quando il problema riguarda, principalmente, i comportamenti delle persone e non gli strumenti.
Certo, le applicazioni devono permettere di decidere in modo molto granulare come gli utenti accedono e condividono i dati (e vi sono certamente margini di miglioramento), ma se un collaboratore vuole sottrarre o copiare dati aziendali per divulgarli a terzi impropriamente, troverà il modo di farlo anche nell’ambiente più controllato: in questo caso si deve agire in altri modi, ad esempio con azioni legali o attività di informatica forense.

Se, malgrado quanto scritto sopra, ti restano ancora dei dubbi sulla protezione dei dati, ti voglio rassicurare ulteriormente. GSuite è costruita al top di Google Cloud Platform che, come già anticipato sopra, offre la massima sicurezza sul mercato, tant’è che importanti aziende come HP, Verizon, Whirlpool e Salesforce hanno scelto proprio questa soluzione. Se vuoi, puoi approfondire questa tematica nell’articolo “DLP (Data Loss Prevention) e sicurezza dei dati aziendali”.

Un nuovo concetto di collaborazione in azienda con il GSuite

In breve, eccetto per situazioni particolari, non ci sono scuse tecniche per non provare questi strumenti, una volta che l’azienda si pone come obiettivo il miglioramento della comunicazione e collaborazione aziendale. GSuite, inoltre, è talmente sicuro del suo servizio, che offre un periodo di prova di 30 giorni con 3 tipologie di piani (Basic, Business ed Enteprise) per soddisfare le diverse esigenze di mercato. (A questo LINK puoi trovare tutte le informazioni in merito ai piani offerti)

Ecco perché scegliere la GSuite di Google:

• è in Cloud: questo permette di accedere alla Suite in ogni momento e da qualsiasi device;
• offre la più potente piattaforma di posta elettronica disponibile (Gmail);
• tutto viene gestito centralmente da una dashboard di amministrazione dove è possibile, a esempio, aggiungere nuovi utenti e gruppi, gestire i dispositivi,
• configurare le impostazioni di sicurezza (come l’autenticazione a 2 fattori), aggiungere nuovi domini personalizzati per la vostra azienda da utilizzare con Gmail.
• la maggior parte delle persone è, probabilmente, già abituata ad usare prodotti come Gmail e Google Docs. Questo rende la transizione, super facile, meno
• “traumatica” per i dipendenti, risparmiandovi ore e ore di formazione;
• offre la migliore compatibilità sui dispositivi mobili rispetto a qualsiasi altro provider di posta elettronica, funziona ovunque e, se avete già un account Gmail
• personale, Google rende facile passare da un account all’altro;
• offre un Service Level Agreement (SLA) del 99,9% per i servizi coperti
• si integra perfettamente con CRM come HubSpot. Permette di caricare le email nel CRM quando vengono inviate da Gmail e tener traccia degli appuntamenti
• fissati con i tuoi contatti in Calendar. È possibile anche creare i contatti direttamente da GSuite e aggiornare le loro informazioni;
• permette agli utenti di utenti usare l’account di GSuite per accedere ad altre applicazioni riservate alle aziende, come, per esempio ad HubSpot CRM, a Slack, Salesforce, DocuSign, PandaDoc…
• offre una tariffa scontata se si passa a un abbonamento annuale. Un abbonamento annuale offre un risparmio fino al 20% rispetto all’abbonamento mensile standard. Il vantaggio è che, se si preferisce, si può ricevere una fattura mensile dell’abbonamento annuale;
• facilita la mobilità dei tuoi dipendenti con app potenti ed innovative per iOs e Android, che riescono a non far sentire la mancanza di una postazione fissa.

Google GSuite: tutti gli strumenti di collaboration e i sistemi di Smart Working per lavorare bene e vivere meglio

Google offre una suite completa di prodotti con tutte le app per lavorare in team e i migliori strumenti per la collaborazione aziendale, tra qui:

• Google Drive è lo strumento ideale per la condivisione progetti online. Permette di archiviare, condividere e accedere ai file in qualsiasi momento da dispositivo (desktop o mobile). I piani GSuite Basic sono dotati di 30 GB di spazio di archiviazione per ogni dipendente, mentre le edizioni Business, Enterprise e Teams offrono uno spazio di archiviazione illimitato. Google Drive ha diversi vantaggi:
  • la possibilità di organizzare i file del team in uno spazio condiviso sicuro e facile da gestire. La proprietà di tutti i file aggiunti ai Drive condivisi è assegnata collettivamente all’intero team, così tutti i suoi membri sono sempre al passo con gli aggiornamenti;
  • la straordinaria funzionalità di ricerca che permette di cercare anche in base al contenuto di un documento (indipendentemente dal nome del file);
  • la versione a pagamento di Google Drive offre il doppio della memoria del vostro disco personale gratuito e di Gmail, supporto 24/7, condivisione dei controlli e reportistica avanzata.

Se vuoi scoprire i vantaggi nell’utilizzare Google Drive, allora ti consiglio di leggere anche quest’articolo. “Nuovi Strumenti per la comunicazione interna aziendale: Google+ e le Community“

• Google Doc, Google Sheet e Google Presentazionisono splendidi strumenti che supportano il Team nella collaborazione aziendale. Permettono di di creare e modificare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni direttamente nel vostro browser. È possibile importare documenti per renderli immediatamente modificabili, inclusi file Microsoft Word, Excel e PDF dal team e consente l’esportazione dei file in comuni formati di terze parti (esempio Word). Molti sono i vantaggi per i team che utilizzano questi strumenti:
  • lavorare contemporaneamente nello stesso documento, con la possibilità di inserire commenti, suggerimenti e feedback agli altri membri del team
  • salvataggio delle versione precedenti per tenere traccia delle modifiche apportate a un documento o annullare un errore
  • modalità di utilizzo facile e intuitiva (molto simile al pacchetto office – Word, Excel e Power Point)

• Google Hangouts Chat è il nuovo strumento (del 2018) che crea uno spazio di lavoro di gruppo dedicato a chat 1:1 e chat di gruppo. È possibile rendere le conversazioni più efficienti interagendo direttamente bot di Google e applicazioni di terze parti integrate.

• Google Meet: è l’ultimo strumenti introdotto in Google Gsuite e permette di fare video meeting e conference call. È uno strumento davvero potente, da preferire a Zoom o altre piattaforme similari perché ha alti livelli di sicurezza, inoltre l’integrazione a Calendar rende molto più semplice l’accesso alle riunioni virtuali. È in assoluto lo strumento ideale  per i team distribuiti
• Google Calendar: è un’applicazione intelligente e dinamica che permette di gestire calendari online integrati e progettati per i team. Permette di: programmare le chiamate con i clienti, fissare le date di scadenza e i promemoria per progetti importanti. Google Calendar può aiutarvi a organizzare le vostre scadenze. Uno dei suoi principali vantaggi è che permette di pianificare velocemente gli eventi, controllando la disponibilità dei colleghi o sovrapponendo i loro calendari in un’unica visualizzazione. Permette inoltre di creare calendari multipli accessibili a tutti in azienda (per esempio, potete creare un calendario di gruppo per eventi come le vacanze del team e le riunioni regolari.)

• Google Gmail: è il client di posta elettronica più popolare (vanta oltre 1,2 miliardi di utenti), con un enorme 26% della quota di mercato basata sui tassi di apertura. Garantisce email protette, private e senza pubblicità. Uno dei principali vantaggi è che gli amministratori IT possono gestire centralmente gli account di tutta l’organizzazione e per tutti i dispositivi. Un plus della soluzione sono gli “indirizzi email di gruppo” (esempio marketing@sinesy.it) dove è possibile indirizzare email generaliste a più persone contemporaneamente (a esempio, nel nostro caso, per la gestione delle richieste di informazioni da clienti e prospect)
• Google+ è il social network per migliorare la comunicazione interna aziendale. Disponibile solo nella versione a pagamento della Google GSuite, è lo strumento ideale per incentivare la comunicazione aziendale tra dipendenti. Approfondisci questa tematica nell’articolo: Nuovi Strumenti per la comunicazione interna aziendale: Google+ e le Community

Sinesy Innovision è partner Google Cloud

Dal 2011 Sinesy Innovision è Google Cloud Parner. L’obiettivo è quello di portare innovazione alle aziende, incoraggiando un nuovo approccio lavorativo con GSuite e offrendo soluzioni IT per la digitalizzazione i processi aziendali e la Digital Transformation. Parla con uno dei nostri consulenti Retail per scoprire tutti i vantaggi di GSuite per il tuo Business.