Nuovi Strumenti per la comunicazione interna aziendale: Google+ e le Community

Nel primo articolo della serie ho introdotto l’argomento della collaborazione aziendale e anticipato che la GSuite di Google fornisce tutti gli strumenti che aiutano le imprese in questo ambito. Oggi vi spiegherò come migliorare la comunicazione interna aziendale attraverso un social network come Google+.

C’è da fare una premessa: l’adozione di una Suite di Cloud pubblico richiede di superare una “resistenza” dovuta a informazioni spesso parziali su argomenti come sicurezza, privacy e tracciabilità dei dati. Pertanto deve esserci un forte convincimento a tutti i livelli aziendali (soprattutto quelli decisionali) e un supporto da parte di partner qualificati per chiarire eventuali dubbi. Se vuoi approfondire la tematica della sicurezza, ti consiglio di leggere anche l’articolo: “DLP (Data Loss Prevention) e sicurezza dei dati aziendali“

Perché scegliere una social network interno per aziende?

Google+ (per gli amici Google+) è il social network interno aziendale pensato per le aziende di Google: chiunque abbia un account (solo nella versione a pagamento) può utilizzarlo. La funzione va abilitata personalmente da ogni utente, anche nella versione GSuite.

A questo punto la domanda è: perché utilizzare un social network interno aziendale per attivare azioni di marketing interno? La risposta è semplice: per lo stesso motivo per cui viene usata dalla gente in forma privata e cioè perché rende più facile lo scambio di informazioni tra persone.

I limiti dei consueti strumenti di comunicazione interna aziendale

Ognuno degli strumenti che si usano solitamente nelle aziende presenta dei limiti, ad esempio:

• l’email è immediata, ma richiede di ricordare tutti i destinatari e rende difficile seguire una o più discussioni sullo stesso argomento;
• il portale aziendale è completo, ma solitamente i contenuti sono gestiti da personale apposito e non dagli utenti. Si tratta quindi di uno strumento poco agile;
• le chat sono immediate, ma non è facile tenere insieme quelle riferite agli stessi argomenti e i gruppi di discussione possono essere utili, ma l’accesso da dispositivi mobile non è facile.

Google+: il social network per migliorare la comunicazione interna aziendale

Tralasciando quindi l’utilizzo dei social network aziendali per motivi pubblicitari e di marketing (b2c – dall’azienda verso il pubblico) vorrei puntare ancora sulla comunicazione e marketing interno.
La prima cosa da fare, una volta attivato il servizio a livello di dominio GSuite, è chiedere alle persone di abilitare il proprio profilo, inserire le informazioni personali di base e una fotografia. La presenza della foto è importante, forse più di altre informazioni, perché renderà chiaro chi ha postato un messaggio o una risposta nel sistema, e anche più simpatico l’utilizzo!
A questo punto il sistema è pronto per essere usato dagli utenti che possono:

• creare collegamenti con altre persone all’interno e all’esterno dell’organizzazione;
• essere ricercati all’interno e all’esterno dell’organizzazione;
• creare messaggi sulla propria bacheca;
• vedere i messaggi delle persone collegate nella propria home page;
• creare cerchie, ovvero raggruppamenti di utenti Google+, suddividendoli per interesse o per questioni di privacy;
• creare pagine pubbliche personali, aziendali e di prodotto.

Controlla l’uso improprio di Google+ da parte dei dipendenti

Si possono pertanto utilizzare tutti gli strumenti di un classico social network. Nonostante questa flessibilità, in ambito aziendale certi aspetti vanno organizzati meglio e si sente la necessità di una gestione più controllata.

GSuite ha delle funzioni che aiutano anche in questo caso; dalla console di amministrazione, si possono abilitare le funzioni premium di Google+ che consentono di:

• imporre come default la condivisione a livello di dominio GSuite o meno;
• autorizzare la ricerca dei profili delle persone anche al di fuori dei dominio o meno;
• controllare chi ha attivato il profilo Google+;
• effettuare queste impostazioni per singola organizzazione, differenziandole per gruppi di utenti.

Come Migliorare la comunicazione in azienda con le Community Google?

Esiste un’altra modalità che consente di ridurre la visibilità dei post e dei commenti, nonché di gestire la partecipazione degli utenti. Sto parlando delle “Community aziendali“.
In generale le comunità (Community) servono per raggruppare utenti di Google+ interessati ad un certo argomento. Per accedere all’elenco delle comunità a cui si è iscritti o per scoprirne di nuove basta accedere all’account Google+, selezionare il menu in alto a sinistra e scegliere la voce “Comunità”.

In alto viene presentata la lista delle comunità moderate, una relativa alle comunità consigliate, che segui e le tue. Le comunità possono essere pubbliche (in modo che tutti gli utenti G+ anche esterni al dominio possano cercarle e aggregarsi) o private (in modo che solo gli utenti del dominio G Suite aziendale possano accedere e vedere i contenuti).
Il primo caso di community può essere utile quando l’azienda vuole rivolgersi o ricevere informazioni dal mondo esterno (discussioni pubbliche su un prodotto, una tendenza o un argomento), mentre il secondo è più adatto alla condivisione interna di informazioni.
In Sinesy usiamo le community per scopi diversi:

• discussioni e comunicazioni ufficiali sulla vita aziendale;
• condivisione tra tutti i dipendenti di materiale di interesse comune;
• temi specifici sui quali i partecipanti comunicano le novità o le notizie relative;
• discussioni su nuove tecnologie.

Le nostre community sono private al dominio aziendale e inoltre la partecipazione è su invito. In questo modo c’è il massimo controllo su chi partecipa e su chi può visualizzare i post, nonché una limitazione di visibilità dei post solo all’interno della comunità.

Creiamo la prima comunità!

Per creare una comunità basta accedere a G+ , selezionare la voce di menù delle community e poi premere sul bottone di creazione comunità. Viene subito richiesto se la comunità deve essere ristretta al dominio aziendale o visibile anche all’esterno.

Per maggiori dettagli sulle opzioni di privacy, potete consultare il seguente link: https://support.google.com/plus/answer/3379754?hl=it

Sono un utente, cosa posso fare?

Una volta entrati nella community è possibile leggere i post presenti, ricercare tra i post o inserire un post. Quest’ultima operazione avviene tramite un pannello che si trova in cima alla pagina. Ma cosa posso fare per interagire?

Possiamo scrivere del testo, caricare un’immagine, allegare un link, creare un sondaggio o condividere la mia posizione.

Social Business: anche mobile!

Una caratteristica che fa davvero la differenza rispetto a molti altri sistemi e pone G Suite davanti a molti concorrenti nell’ambito della collaborazione è costituita dal fatto che G+ è disponibile oltre che su browser di PC Mac, anche su dispositivi mobili quali smartphones e tablets iOS e Android, per cui può essere usato con profitto anche fuori sede, con le stesse funzionalità del desktop.

Sono un moderatore, cosa posso fare?

Il proprietario e il moderatore della community hanno il compito di:

• impostare nome, immagine, descrizione, link e informazioni sulla comunità
• modificare le categorie di discussione rispetto a quelle predefinite
• gestire le iscrizioni, cioé può invitare utenti, approvare o cancellare l’iscrizione;
• modificare la visibilità della comunità;
• promuovere o declassare utenti rispetto ai ruoli di moderatore o proprietario.

Vi possono essere più utenti aventi questi ruoli, in modo da demandare la gestione a diverse persone.
In particolare il compito del moderatore è quello di gestire i contenuti, il che significa per esempio:

• bandire un utente
• rimuovere post
• bloccare un post all’inizio della pagina perchè sia sempre visibile

Queste operazioni sono accessibili dal singolo messaggio, tramite i tre puntini in alto a destra.
Lo spazio di un articolo non può di certo esaurire tutte le potenzialità delle social business con particolare riferimento alle community di G+, ma spero di aver dato un’idea su come sfruttare nell’ambiente di lavoro uno strumento veramente innovativo, immediato e accattivante.
Per una trattazione più completa si vedano i riferimenti in bibliografia.

1. Sito ufficiale G+ 
2. Sito ufficiale G+ Communities
3. Centro assistenza G+ Communities 
4. Opzioni di privacy comunità 

Nel prossimo articolo…

Nel prossimo articolo vi parlerò di un altro strumento aziendale: Google Drive.