Scopri le ultime tecnologie di prenotazione online per ridurre gli assembramenti durante il COVID-19.

Gestione Appuntamenti e Prenotazioni online: nasce Prenotabee by Sinesy

Digital Transformation

Distanziamento sociale, capienza massima, code virtuali: durante il 2020, il lessico legato a negozi, studi professionali e uffici si è arricchito di termini nuovi. E dietro a ognuno di essi si è nascosta una problematica da risolvere.

Mai come quest’anno, la tecnologia ha dovuto correre per trovare soluzioni a problemi urgenti. L’accessibilità di tutti i servizi è stata argomento dibattuto fin dall’inizio della pandemia.
Mantenerli aperti oppure no? E se sì, con quali modalità di accesso? Tra aperture, chiusure, limitazioni di orario e chi più ne ha più ne metta, l’attenzione alla vivibilità degli spazi pubblici è stata altissima.

Le soluzioni proposte in campo IT si sono concentrate sullo studio di nuove modalità per regolamentare il flusso degli entranti, così da rispettare le normative vigenti. I sistemi di gestione appuntamenti e prenotazioni online si sono dimostrati la scelta vincente per pianificare gli accessi e tenere aperte le attività, commerciali e non, in piena sicurezza.

Prenotabee: la soluzione di gestione appuntamenti by Sinesy

In Sinesy ci occupiamo di Digital Transformation, aiutando le aziende nel loro processo di digitalizzazione e innovazione tecnologica. Contribuiamo alla loro crescita e al miglioramento delle loro performance, il che significa anche riuscire a trovare soluzioni concrete per problemi inaspettati.

Da marzo 2020, negozi, studi medici, studi professionali, impianti sportivi e altri servizi a libero accesso hanno improvvisamente dovuto riorganizzarsi per riuscire a gestire l’accesso degli utenti nei propri locali. Come farlo? Come garantire la fruibilità dei servizi e, al contempo, rispettare le normative vigenti in materia di distanziamento sociale?

Da queste domande è nata Prenotabee, la soluzione di gestione appuntamenti e prenotazioni online sviluppata da Sinesy in partnership con CodaQ.
Prenotabee è un’applicazione in Cloud che ha l’obiettivo di aiutare i servizi e le attività commerciali a pianificare il flusso degli entranti, in totale sicurezza, senza perdere nemmeno un’opportunità.

Perché scegliere Prenotabee?

  • Perché non serve scaricare software o App
  • Perché sono disponibili piani diversificati a seconda delle esigenze
  • Perché dà la possibilità di configurare più sedi e diversi servizi
  • Perché è un’applicazione comoda e facile da usare

Come funziona Prenotabee?

Il nostro sistema di gestione appuntamenti si compone di 3 elementi: BeeOffice, BeeList e BeeBook.

È la soluzione riservata all’Admin. Serve a configurare l’intero sistema di prenotazione.

È la soluzione a disposizione delle diverse sedi per visualizzare e gestire le prenotazioni online, monitorando così gli accessi e organizzando il lavoro in sede.

È la soluzione per il cliente finale. Tramite un’interfaccia grafica semplice e intuitiva, i clienti possono prenotare il loro ingresso alle sedi.

Per ogni sede configurata (negozio, palestra, studio…) è possibile impostare:

  • i servizi offerti e le specifiche modalità di ogni servizio
  • i giorni e gli slot orari in cui i servizi sono disponibili
  • il numero massimo di persone per ogni slot
  • il tempo massimo di permanenza in sede per un servizio

 

I plus di Prenotabee

  • Non serve installare alcuna App
    Prenotabee è un’applicazione in Cloud. Questo significa che non serve installare alcun software: per configurare il sistema, basta accedere a una pagina Web.
    Allo stesso modo, i clienti non devono scaricare alcuna App, ma solo accedere alla pagina di prenotazione che troveranno online (integrata al sito Internet, all’eCommerce o sui social) e prenotare il servizio di loro interesse.
  • Diversi piani disponibili
    A seconda del numero di sedi da gestire e delle funzionalità da attivare, si può scegliere tra 4 piani disponibili:
  1. LITE
  2. PLUS
  3. PRO
  4. ENTERPRISE

Per ognuno di essi, sono garantite installazione gratuita e prenotazioni illimitate. Variano i servizi configurabili, le personalizzazioni consentite e il numero di notifiche e reminder che è possibile inviare ai clienti, oltre al livello di assistenza offerta.


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  • Comodo per i clienti e… comodo per te
    Non sarà più necessario gestire mail e telefonate di clienti che vogliono prenotare il loro accesso in studio o in negozio.
    24 ore su 24 e 7 giorni su 7, Prenotabee organizza l’agenda degli appuntamenti, proprio come un instancabile segretario virtuale.
    I clienti potranno prenotarsi scegliendo il giorno e l’orario dell’appuntamento, tra quelli disponibili.

Perché utilizzare Prenotabee

Cosa succedeva prima…

L’accesso ai locali pubblici ha finora comportato disagi all’utenza, con code e lunghe attese, e conseguente pericolo di assembramenti.

Per gli esercizi commerciali, questo ha significato la creazione di file sul fronte strada, con attese più o meno lunghe, che spesso portano i clienti a desistere dal tentare l’ingresso in negozio, facendoli ripiegare su altre soluzioni.
All’interno dei negozi, spesso non viene rispettato il distanziamento sociale. In alcuni casi per oggettive difficoltà a monitorare gli ingressi, in altri per le inevitabili code che si formano alle casse.

O code agli sportelli, se vogliamo pensare alle strutture sanitarie. Prenotazione degli esami, pagamento dei ticket e, più recentemente, la necessità di eseguire un tampone. Tutte occasioni in cui le attese si protraggono a lungo, generando non solo un senso di frustrazione e insoddisfazione, ma anche una sensazione di insicurezza per la propria salute.

Uno scenario tutt’altro che positivo, tanto per le attività commerciali, quanto per i servizi.

… e come può essere gestito ora

Avere un valido sistema di gestione appuntamenti può fare la differenza sotto diversi punti di vista. Pianificare gli ingressi serve a:

  • Evitare assembramenti sia all’interno che all’esterno delle attività
  • Garantire la massima sicurezza agli utenti, ma anche al personale
  • Pianificare la presenza del personale in sede
  • Distribuire in modo efficace gli ingressi/servizi durante l’arco della giornata
  • Snellire le operazioni che prevedono interazioni brevi
  • Fornire un migliore servizio a utenti e clienti

Prenotabee non aiuta solo a regolare gli accessi a una struttura, ma anche a pianificare meglio le attività e i servizi offerti.

 

Prenotabee per i negozi

Per visualizzare quali sono le potenzialità di Prenotabee calate nella realtà quotidiana, facciamo un esempio.

Ho un negozio. E nel mio negozio voglio offrire diversi servizi.
Voglio che sia possibile per un cliente prenotare mezz’ora di shopping.
Ma voglio dargli anche la possibilità di prenotare l’assistenza di un personal shopper.
E perché no: voglio rendergli possibile usufruire della sua mezz’ora di shopping mentre se ne sta comodamente seduto sul divano di casa e il personal shopper gli mostra in videochiamata gli articoli a cui è interessato, in modo da farglieli scegliere.
E poi voglio anche che abbia la possibilità di ordinare gli articoli online e prenotare un ingresso in negozio “toccata e fuga”, senza fare code, solo per ritirare le sue shopping bag già preparate da un addetto alle vendite.
O magari per fare un reso veloce.

  • prenotazione dello shopping
  • assistenza di un personal shopper
  • videochiamata con un personal shopper
  • prenotazione ritiro in negozio
  • prenotazione reso in negozio

Tutto organizzato, tutto monitorabile.
Una pianificazione strategica degli accessi consente di organizzare al meglio i servizi offerti sia dalla rete di punti vendita che dal singolo negozio.
E perfeziona al contempo i meccanismi delle strategie Omnichannel che prevedono l’interazione del cliente finale non solo con la parte digitale del mondo retail, ma anche con gli store fisici.

 

E per le altre attività?

In campo medico le possibilità di applicazione sono altrettanto varie.

A cominciare dalle necessità di gestire le lunghe code e le attese estenuanti per esami dall’alta frequenza di prescrizione, come gli esami del sangue o, guardando all’attualità, per i tamponi Covid.

Per uno studio medico di base, i servizi che potrebbero essere attivati vanno, per esempio, dalla prenotazione del ritiro veloce delle ricette o delle impegnative, alla gestione delle tempistiche per la prenotazione delle visite.
Prenotabee permette di configurare non solo gli slot orari e la loro durata, ma anche le finestre temporali entro cui consentire le prenotazioni: per certi tipi di visite o esami si potrebbe voler consentire la prenotazione con un mese di anticipo, mentre per altri potrebbe essere prevista anche l’opzione “prenota oggi per domani”.

In ambito sportivo, gestione appuntamenti e offerta multiservizi si rivelano particolarmente utili per strutture come le palestre.
Prenotabee dà la possibilità agli utenti di prenotare, in anticipo e in autonomia, un corso specifico tra quelli offerti o l’accesso a determinati ambienti (es. sala pesi), oppure di verificare la disponibilità di personal trainer per lezioni individuali.

Con Prenotabee si possono pianificare servizi, modalità dei servizi e tempistiche, solo con alcuni semplici click.


Hai una domanda che ti ronzzzza per la testa?
Consulta le FAQ sul sito di Prenotabee.


Le potenzialità della gestione appuntamenti a lungo termine

E quando finirà la crisi da Covid-19?

Quando accadrà, certe dinamiche si saranno ormai cementate. E i sistemi di gestione appuntamenti come Prenotabee rimarranno utili anche in futuro, non solo per la situazione contingente.

Una previsione verosimile sui trend del prossimo futuro comprende:

  • Nuove abitudini di frequentazione degli spazi pubblici, con una particolare attenzione agli assembramenti e alle precauzioni igieniche.
  • Nuove abitudini di acquisto: prenotare il proprio slot orario riservato, così da evitare le code, le perdite di tempo e la ricerca di quello di cui si ha bisogno in negozi sovraffollati.
  • Servizi Omnichannel-oriented: la comodità del Click and Collect e la possibilità di prenotare il proprio passaggio in negozio solo per ritirare gli articoli ordinati online e già confezionati dagli addetti alla vendita.
  • Ricorso a sistemi di prenotazione integrati con sistemi di gestione dei turni di lavoro del personale, per pianificare e ottimizzare la presenza dei dipendenti in sede.
  • Servizi al cliente e all’utenza tramite messaggistica istantanea o tour virtuali.

Le strategie di pianificazione attuate nel corso del 2020 hanno mostrato che un nuovo metodo di lavoro – più organizzato, più puntuale, magari a distanza – è possibile.

Il mondo sta cambiando. Cambierai anche tu?

Gestione Appuntamenti e Prenotazioni online: nasce Prenotabee by Sinesy ultima modifica: 2021-02-02T15:18:10+01:00 da Valentina Covre

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