Storia della gestione attività per una società di certificazione con la necessità di rendere più flessibile il lavoro dei propri collaboratori.

“Storia di ordinaria follia”

“Ogni giorno i nostri collaboratori arrivavano nella loro postazione di lavoro, accendevano il pc e iniziavano le normali attività giornaliere: scrivere un’offerta, telefonare ai clienti, pianificare le attività in loco, controllare lo stato di avanzamento, verificare le scadenze,  pagamenti e insolvenze.
Il tutto usando una serie di documenti dove venivano registrate le attività, le note, le informazioni, le date ecc… su un disco condiviso.
Verificare l’andamento del nostro business era sempre difficile e incerto.
Era impossibile dare ai nostri collaboratori strumenti per tracciare le attività commerciali svolte giornalmente; solo verificare se un cliente aveva o meno pagato una certa fattura era come scalare una montagna!
Una pianificazione condivisa e a lungo termine delle attività operative da assegnare ai nostri colleghi o a consulenti esterni era sempre più complicato, si navigava tra sovrapposizioni o sovraccarichi o al contrario personale scarico.
Mantenere e svolgere le visite di sorveglianza svolte annualmente nell’arco di tre o più anni e dare una continuità al business o solo tenerne traccia era una operazione mal supportata e di difficile controllo.
Questo modello di lavoro era diventato oltre che inefficiente, un problema. Ogni business unit aveva un proprio formato di documento, diverso da tutti gli altri; quindi era impossibile avere una sinergia tra attività commerciali e operative. Non sapevamo quali attività commerciali e operative venivano fatte da altri sullo stesso cliente.
Le informazioni inserite avevano una scarsa qualità, spesso erano mancanti o errate, o venivano sovrascritte nelle varie versioni o addirittura perse”.

Un’unica modalità di lavoro per la gestione attività: Google Apps for business

Abbiamo deciso quindi di creare un’infrastruttura che ci potesse supportare e che ci rendesse più flessibili ed efficienti in quello che facevamo.
Volevamo poter accedere ai nostri dati dall’ufficio, in viaggio, da casa o dal cliente, con qualsiasi dispositivo, pc, smartphone o tablet.
Volevamo che le nostre business unit avessero un’unica piattaforma di lavoro e che tutti facessero le stesse cose allo stesso modo.
Volevamo poter avere sotto controllo il nostro business in ogni momento ed in ogni luogo, volevamo che i nostri collaboratori potessero verificare la situazione di quel cliente o di quell’altro, tenendo sempre sott’occhio la propria efficacia e efficienza.
Volevamo poter integrare i nostri processi tra di loro, in modo che le informazioni fluissero sicure e veloci.
Volevamo non preoccuparci più di mantenere i nostri dati in macchine costose e che necessitano di continue attenzioni.
Per questo abbiamo scelto di usare una suite di office automation avanzata e orientata alla condivisione e centralizzazione delle informazioni come le Google Apps.
Con Gmail possiamo leggere e spedire le nostre email in ogni momento e da ogni device che usiamo.
Con Google Drive i nostri documenti sono sempre disponibili, modificabili in ogni momento e le variazioni sono subito apportate e a disposizione di tutti. Tutti lavorano sullo stesso documento e tutti possono visionare le modifiche apportate e la storia delle variazioni.
Ora non spediamo più email con allegati! per fornire i documenti ai nostri colleghi, semplicemente li condividiamo, questo ci permette di non avere più versioni distribuite dello stesso documento, sapendo sempre quale è l’ultima, cosa che prima non era così ovvia.
Possiamo anche decidere se un nostro collega può modificare il documento, oppure, solo visionarlo.

Piattaforma di gestione attività in cloud

“Abbiamo, inoltre, realizzato una piattaforma di gestione attività, in cloud usando 4ws.Platform, la piattaforma per lo sviluppo rapido di web e mobile application.
Il nuovo sistema è disponibile a tutti, sempre e in ogni momento e soprattutto, uguale per tutti. Anche se lavoriamo in business unit diverse possiamo condividere informazioni su uno stesso soggetto.
Questa nuova piattaforma ci permette di condividere esperienze, informazioni utili, documenti e molto altro ancora come nel mondo dei social.
Possiamo in questo modo integrare l’offerta al cliente anche con servizi diversi proponendo al cliente servizi ad un prezzo concorrenziale cosa che prima era impensabile!
Abbiamo integrato le funzionalità commerciali con quelle operative mettendo in contatto diretto il commerciale e l’operativo su una stessa piattaforma condividendo immediatamente le informazioni sui servizi venduti, la pianificazione di questi e la loro messa in opera.
Adesso possiamo sapere subito ciò che vendiamo, fatturiamo e pianifichiamo e possiamo avere un’occhio al presente, ma soprattutto uno al futuro, avendo visibilità di quello che sarà il nostro andamento nei prossimi anni.
Abbiamo integrato la nuova piattaforma con Google Drive, in modo da poter generare le offerte da modelli di documenti comuni e condivisi,  facendo transitare le informazioni in modo automatico dal gestionale alla suite office di Google.
Ogni servizio ha una serie di documenti caratteristici che vengono creati dal sistema in automatico, inviati a Drive e condivisi puntualmente con i colleghi che ne devono aver accesso.
Possiamo raccogliere automaticamente nuovi documenti dai collaboratori o clienti rendendo subito disponibile le informazioni.
Ogni attività o servizio che viene offerto al cliente viene schedulato direttamente nel Calendar e condiviso con i colleghi, con i collaboratori esterni e con lo stesso cliente.
Possiamo conoscere sempre il carico di lavoro che ha un singolo collega e vedere la sua disponibilità per eventuali altre attività.
Possiamo schedulare conoscendo la dislocazione geografica delle attività e dei cliente scegliendo sempre il collaboratore più idoneo e ottimizzandone i tempi di spostamento.
Possiamo mantenere un contatto diretto tramite Hangout con i nostri clienti o collaboratori dando e ricevendo informazioni, disponibilità o criticità e agire tempestivamente se occorre.
Possiamo raccogliere subito dai nostri collaboratori esterni eventuali spese sostenute.

… e il lavoro diventa smart

Tutto questo ci permette di pianificare la nostra attività in modo efficiente ed efficace facendoci risparmiare tempo e denaro, evitando gli sprechi e dando valore aggiunto ai servizi che offriamo ai nostri clienti.
Tutto questo per noi è “Smart work”.


Vuoi conoscere tutte le potenzialità di G Suite e Google Cloud Platform per la tua azienda?

Gestione attività: come rendere Smart il lavoro distribuito con Google e il Cloud ultima modifica: 2015-09-22T12:55:09+02:00 da Michele Bozzo