Se n’è avvertita la necessità specialmente in questo periodo, dove le nostre abitudini di vita, lavorative e non, sono state stravolte dall’emergenza sanitaria e dalla conseguente quarantena.
La maggior parte di noi è chiusa in casa ormai da settimane, ed è proprio durante questo periodo di lockdown forzato che molte aziende hanno maturato la consapevolezza di quanto gli strumenti per la collaborazione aziendale siano fondamentali per garantire la continuità del lavoro e del servizio.
Sinesy, ad esempio, non si è mai fermata, attivando già dai primi giorni di Marzo la modalità di Smart Working per tutelare i clienti, dipendenti e fornitori. È stata una scelta repentina, dettata dall’escalation degli eventi, tuttavia messa in atto in poche ore grazie alla Suite offerta da Google che, in questa particolare situazione, ha espresso le sue reali potenzialità. Chat, Meet di gruppo e documenti condivisi hanno indubbiamente contribuito a mantenere alta la produttività del Team anche da remoto.
A fine del 2019 anche il Gruppo Zignago, solida realtà industriale con radici nel Veneto ma di dimensione internazionale, ha deciso di orientarsi verso questo strumento di collaborazione aziendale semplice e intuitivo. Quali esigenze li hanno portati a questo cambiamento? E qual è stato l’ago della bilancia che ha fatto propendere l’azienda verso la Suite di Google?
A queste domande abbiamo trovato risposta nell’intervista a Paolo Moretti, responsabile IT del Gruppo Zignago.
Prima di cominciare, le dovute presentazioni
Radicato nel territorio Veneto, il gruppo Zignago fa parte di un insieme di solide aziende controllata da Zignago Holding S.p.A.
Citando la storia riportata nel sito aziendale: “Dal 2006, Gaetano, Stefano, Nicolò e Luca Marzotto rappresentano la nuova generazione della famiglia alla guida della Holding. La loro missione è coniugare obiettivi imprenditoriali con una visione sociale ed etica, creando valore sostenibile nel territorio e nel tempo.”
Il Gruppo Zignago è costituito da un portafoglio di aziende, operanti in vari settori industriali:
- Settore Vetrario (Gruppo Zignago Vetro)
- Settore Vinicolo (Gruppo Santa Margherita)
- Settore Energetico (Zignago Power)
Una Company diversificata e ben strutturata, che ha sentito il bisogno di fare un passo importante per una gestione più efficace della collaborazione aziendale. Quindi andiamo subito al dunque e scopriamo, insieme al suo responsabile IT Paolo Moretti, quali esigenze li hanno spinti a scegliere un modo di lavorare e collaborare nuovo e più “Smart” con la Suite di Google.
Entriamo nel vivo: Intervista a Paolo Moretti
Quali sono state le esigenze aziendali che vi hanno spinto a un cambiamento?
“Prima della migrazione a Google utilizzavamo la Piattaforma Lotus Notes di IBM per la gestione della posta elettronica, Chat e condivisione file.
Ci sono diverse motivazioni che ci hanno portato a questo cambiamento: siamo stati spinti sia da motivi strategici aziendali che da motivi legati al Partner a cui ci eravamo affidati.
L’esigenza principale che ha motivato questa scelta è stata la volontà di innovare e migliorare la collaborazione tra le persone.”
Oltre a Google, quali sono gli altri software che avevate preso in considerazione?
“Potevamo scegliere di rimanere in Lotus Notes di IBM, oppure cambiare totalmente, selezionando Office 365 o la Suite di Google.
Alla fine, dopo una serie di valutazioni, abbiamo optato per Google; non solo perché ci è sembrata vantaggiosa rispetto ai competitor in termini economici, ma anche per la sua facile usabilità e la sua diffusione capillare.
Ci siamo resi conto, infatti, che molte persone in azienda conoscono Google e le sue applicazioni perché già usate nella loro vita privata. Guardando al futuro abbiamo considerato questo vantaggio implicito come un plus, perché riduce le ore di formazione al personale e rende meno “difficile” per i dipendenti la transizione a un nuovo software.
So che state valutando Wrike come strumento di Project Management integrato alla Suite di Google. Quali sono i vantaggi che avete individuato con questo partner?
“Decideremo a breve se confermare questa soluzione; dobbiamo attivare un POC all’interno di una delle società del Gruppo Zignago per valutarlo sul campo. Posso dire però che abbiamo scelto Wrike per la pianificazione delle attività: ovvero per quei piani di sviluppo all’interno delle società che hanno necessità di rispettare tempi e di controllare l’avanzamento delle attività.”
Come è stata organizzata la fase di migrazione a Google?
“I lavori per la migrazione stanno andando bene: abbiamo già trasferito nella G Suite un certo numero di persone e stiamo migrando le caselle di posta e alcuni Documenti che erano nel sistema IBM. Per metà Maggio miriamo a completare il processo di migrazione nella Piattaforma G Suite su tutte le 800 utenze del gruppo Zignago.
Non è un processo complesso, richiede solo un po’ di tempo e qualche attenzione sull’utilizzo di Smartphone e Tablet.”
Quali sono gli obiettivi che vi aspettate di raggiungere grazie agli strumenti di Google?
“Sicuramente una maggior semplificazione nella collaborazione. Per fare un esempio: oggi per modificare un documento è necessario sovrascriverlo e inviare la copia modificata via mail. Questa modalità è ormai obsoleta e porta con sé diverse problematiche come ad esempio non sapere mai quale sia l’ultima versione di quel documento.
Con la Suite di Google ci aspettiamo che questo tipo di condivisione delle informazioni sia semplificato dalle normali funzionalità di Co-editing, gestione delle versioni, piuttosto che dalle chat che tengono traccia dello scambio di informazioni tra le persone.”
Pensa che la Suite di Google sarebbe stata utile durante questo periodo di lookdown forzato? E come cambierà il lavoro nel post Covid-19?
“Se avessimo avuto questa piattaforma all’inizio della pandemia, sarebbe stato tutto molto più semplice. Adesso, tranne la produzione, si è notevolmente ridotta la presenza degli impiegati negli uffici e sono certo che lo strumento avrebbe facilitato l’attuazione dello Smart Working. Credo anche che non sarà più possibile tornare in azienda come si faceva prima di questa emergenza. Per cui ben venga l’utilizzo di questo strumento che faciliterà lo scambio di informazioni e la collaborazione aziendale, anche e soprattutto in situazioni come questa.”
Comunicare da remoto non è mai stato così semplice
Oggi più che mai, si sente il bisogno di strumenti semplici ed efficaci per organizzare il lavoro da remoto dei team, comunicare al meglio, collaborare in diversi documenti, scriversi in Chat, vedersi nei Meet.
E se questo momento di Smart working “forzato” fosse un’ottima occasione per valutare un buon sistema di collaborazione aziendale come la Suite di Google?
Ecco che il cogliere le opportunità dai momenti di difficoltà può essere un trampolino di lancio per un futuro lavorativo più “Smart”.
“Il lavoro a distanza è il futuro del lavoro.”
– Alexis Ohanian –