Il Retail è uno di quei settori che, più di altri, ha visto negli ultimi anni una profonda trasformazione. Non solo dal punto di vista della Customer Experience, ma anche e soprattutto sotto il profilo organizzativo. I moderni Retailer sono “aziende liquide” (adattabile al cambiamento) poiché sono riuscite a scompaginare le vecchie regole, creandone di nuove, più moderne, al fine di adeguarsi alle mutevoli esigenze del mercato. Oggi, più che mai, sono quelle aziende che riescono a mettere il personale nelle condizioni di collaborare e lavorare da remoto attraverso sistemi di smart working, superando i limiti fisici e temporali finora imposti dalla consueta mentalità lavorativa.
Perché nel mondo esistono (per esempio) aziende distribuite con CEO italiani, headquarter a New York e diversi team di lavoro (o negozi nel caso dei Retailer) dislocati in varie parti del mondo. Perché possono capitare situazioni di emergenza (come quella che stiamo vivendo a causa del Coronavirus) che ci impongono di restare a casa, continuando, tuttavia, a portare avanti le consuete attività, obiettivi e task proprio come se fossimo in azienda.
In queste situazioni, dove la criticità è proprio quella gestire persone che lavorano solo virtualmente insieme, quali sono le soluzioni che vengono in aiuto ai Retailer per coordinare in modo efficace le diverse attività? Come massimizzare la collaborazione aziendale, continuando a garantire un elevata la qualità del servizio?
Sistemi di Smart Working e Collaborazione aziendale
Lavorare da remoto e in mobilità è, quindi, una delle chiavi vincenti per i Retailer, grandi o piccoli che siano. Dove Smart Working non significa solo “lavorare da casa” ma anche, in questo frangente, riuscire a gestire un’azienda distribuita come quella Retail contraddistinta da una sede centrale e più punti vendita dislocati in Italia e/o all’estero.
Secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete per l’avvio dello Smart Working in azienda per un totale di circa 480mila gli Smart Worker già attivi. Numeri che sono aumentati drasticamente a Febbraio, quando il Coronavirus ha imposto alle aziende questo cambio di paradigma per sopravvivere. Un cambiamento dalla quale non si può più tornare indietro e che, fortunatamente, può essere attuato in tempi brevi e in modo efficace grazie alle moderne tecnologie digitali e al Cloud.
«I benefici economico-sociali potenziali sono enormi: si può stimare un incremento di produttività del 15% per lavoratore e una riduzione del tasso di assenteismo del 20%» Mariano Corso, Direttore dell’Osservatorio del Politecnico
→ Link Inglobatore Smart Working
Leggi anche:
Nuovi Strumenti di Collaborazione Aziendale: le opportunità offerte da Google e la sua GSuite
Come i sistemi di Smart Working “fanno bene alla salute” del Retail
Lavorare da remoto fa bene alla salute. Rappresenta un salto di qualità nello stile di vita delle persone: riduce lo stress degli spostamenti, aumenta la produttività e dona più tempo da dedicare a se stessi e alla famiglia.
“Lavorare da remoto significa promuovere la qualità della vita e del lavoro, risparmiando una risorsa preziosa che è il tempo”.
I Retail Manager lo sanno bene. Proprio loro che, nell’azienda Retail, hanno l’arduo compito di gestire il personale dei diversi punti vendita. Proprio loro che, più di altri in azienda, impiegano innumerevoli energie fisiche, km su strada, carte mille miglia e biglietti Trenitalia… per coordinare e attività degli Store Manager, formare il personale, gestire le nuove aperture e molte altre attività di gestione operativa.
Se sei un Retail Manager e soffri di “stress da eccesso di km”, da mal d’aereo e allergia alla polvere in treno, allora puoi “curarti” proprio grazie ai sistemi di Smart Working e ai suoi strumenti di collaborazione in Cloud.
- Indicazioni terapeutiche: questa metodologia è indicato per velocizzare la formazione del personale, migliorare la comunicazione e la relazione con i punti vendita, tenere sotto controllo le nuove aperture, pianificare le risorse umane e snellire e facilitare le incombenze amministrative di negozio.
- Modalità d’uso: Per un reale miglioramento dello “stato di salute” si consiglia di “assumere” le logiche di Smart Working in combinazione con la GSuite di Google, diversamente gli effetti benefici riportati non sono garantiti.
GSuite: un flusso di vantaggi per Retail Manager e negozi
Le piattaforme di collaborazione come la suite offerta da Google (GSuite) sono in grado di trasformare un’organizzazione Retail, attivando circoli virtuosi per Retail Manager, sede e dipendenti.
Le 6 aree dove la Gsuite può intervenire con efficacia nel settore Retail sono:
1. Training del personale
La formazione del personale di negozio è una delle più grandi sfide operative nel retail. L’alto turnover richiede un costante reclutamento e il conseguente Training Onboarding. Sessioni formative più frequenti sono, inoltre, necessarie per effetto di campagne di prodotto più brevi. Google aiuta il Retail Manager a ridurre i tempi e i costi necessari per la formazione del personale di negozio, grazie ai training da remoto con videochiamate (Google Meet), documenti condivisi (Google Drive) e supporto via chat (Google Hangout). Non solo, aiuta anche a pianificare le sessioni formative in funzione dei turni di lavoro (Google Calendar).
2. Comunicazione e rapporto con i punti vendita
Il Retail moderno si scontra con alcuni trend inarrestabili:
- il traffico pedonale in-store è in declino, è importante riuscire a convertire i visitatori in acquirenti;
- i potenziali clienti sono sempre più preparati sui prodotti e quando arrivano in negozio si aspettano che i venditori ne sappiano di più;
- la soddisfazione del cliente è determinante;
- la realtà, tuttavia, mostra spesso una fotografia diversa. Gli store manager spendono troppo tempo nei compiti di gestione e non abbastanza con i clienti o a supporto dei colleghi.
Le comunicazioni e le attività quotidiane sono difficili da rintracciare e mancano strumenti per condividere con gli altri negozi best practice e idee innovative.
Google nel Retail funziona come un Hub per condividere informazioni e risultati tra manager e punti vendita, riduce le chiamate telefoniche e le mail, migliorando la qualità della comunicazione. I vantaggi sono: maggiore produttività del personale, aumento del conversion rate e del tasso di soddisfazione dei clienti.
Con la creazione di Community del personale per le comunicazioni di servizio o di Community per aree tematiche, come ad esempio per condividere le foto delle vetrine o i pareri raccolti dai clienti su collezioni e outfit, migliora la soddisfazione dei venditori e riduce il tasso di abbandono.
3. Gestione delle nuove aperture
Le aziende Retail in crescita stanno investendo su grandi piani di espansione – aumenta il numero dei punti vendita soprattutto all’estero. Ma per dare valore alla customer experience instore è fondamentale la cura del visual merchandising. Ogni nuova apertura deve essere curato nei minimi dettagli.
Google GSuite aiuta a:
- pianificare le attività dei responsabili delle nuove aperture;
- condividere immagini dell’arredo/piantine dell’allestimento e delle modifiche in real time;
- controllare lo stato di avanzamento condividendo in tempo reale:g ant, piantine e immagini;
- dialogare via chat o video a distanza per risolvere più rapidamente gli errori di progettazione o allestimento.
4. Pianificazione delle Risorse umane
Se gli addetti del punto vendita non hanno accesso ad applicazioni condivise per la gestione delle risorse umane, Google aiuta a rivedere o trasformare i processi e i sistemi organizzativi per la gestione del personale.
Google GSuite permette di:
- assegnare e monitorare le attività instore:
- creando un calendario centralizzato in cui riportare le attività quotidiane del negozio;
- assegnando compiti ai lavoratori in base ai turni;
- notificando le attività assegnate e la durata.
- pianificare la turnazione e organizzare cambi di turno, in un unico posto condiviso da tutti i dipendenti;
- utilizzare la Chat per gestire istantaneamente le richieste di cambio turno;
- utilizzare moduli on line per la gestione di Ferie e Permessi;
- monitorare facilmente lo stato delle attività in store, gestire rapidamente cambi di programma per il personale di negozio o del retail manager;
- avere accesso alla piattaforma anche da dispositivi mobile (smartphone e tablet) in modo che tutti possono vedere anche quando non sono davanti al pc o in negozio.
5. Gestire le Vetrine dei punti vendita
Quando si ha in gestione la parte visiva ed estetica di diversi punti vendita, si cerca di mantenere dei format molto simili a seconda dei tipi di strutture che ospiteranno poi i negozi di una determinata catena. Come creare, in tutto questo guazzabuglio, una vera e propria opera d’arte che delinei un disegno comune nella gestione dei vari negozi? Grazie alla Community di GSuite è possibile instaurare in filo diretto e immediato tra Visual e Retail Manager o tra il retailer e i dipendenti, condividendo con costanza le linee guida da rispettare e raccogliendo in tempo reale i feesback dai vari punti vendita.
Se sei interessato ad approfondire questo argomento, ti consiglio di leggere l’articolo: “Iniziative di comunicazione interna per Retailer: gestione vetrine con Google”
6. Compliance: procure e moduli
I responsabili dei punti vendita spendono 10 – 15% del loro tempo per attività amministrative. Il completamento delle attività di monitoraggio e di conformità alle normative può essere difficile e costoso a causa del tempo sottratto alla vendita.
Google ti aiuta a:
- automatizzare i processi aziendali manuali, utilizzando moduli on-line per richiami di prodotto, richieste di assistenza, registrazione clienti, sondaggi, ecc.
- rintracciare velocemente moduli e procedure.
Google GSuite: tutti gli strumenti di collaboration e i sistemi di Smart Working per lavorare bene e vivere meglio
Google offre una suite completa di prodotti con tutte le app per lavorare in team i migliori strumenti per la collaborazione aziendale, tra qui:
- Google Calendar per la completa visibilità dei vari appuntamenti e la gestione della turnazione del personale in negozio;
- Google Drive per la condivisione progetti online: permette di archiviare, condividere e accedere ai file in qualsiasi momento da computer desktop o da dispositivo mobile;
- Google Meet e Hangout Chat per la formazione del personale: puoi fare videoconferenze senza doverti recare in un punto comune con chiunque tu voglia o scrivere via Chat 1:1 o di gruppo per comunicare in modo veloce con i dipendenti dei negozi;
- Google Form per reperire velocemente informazioni (ad esempio quando si accettano candidature, un primo e veloce smistamento è possibile tramite i form di Google).
- Google G+ la comunità di Google dove anche le grandi aziende riescono a comunicare con tutti i dipendenti condividendo pensieri, traguardi aziendali, news utili per far sì che ogni membro dell’azienda sia sempre aggiornato e si senta parte di un tutto
- Documenti (documenti per l’elaborazione di testi per i team), Fogli (fogli di lavoro collaborativi, intelligenti e protetti per organizzazioni in rapida evoluzione), Moduli (sondaggi e moduli facili da creare, per ogni esigenza), Presentazioni (presentazioni fantastiche create in collaborazione) sono tutti strumenti di Google GSuite che supportano il Team nella collaborazione aziendale.
- Google Gmail: permette di avere un gestionale email protetto, privato e senza pubblicità.
Trovi il dettaglio di tutti gli strumenti per la collaborazione aziendale offerti da Google nell’articolo: “Nuovi Strumenti di Collaborazione Aziendale: le opportunità offerte da Google e la sua GSuite”.
Ecco 10 buoni motivi per scegliere Google Gsuite:
- tutto viene gestito centralmente da una dashboard di amministrazione;
- è in cloud, facile da installare e configurare;
- i membri del team possono accedere a qualsiasi strumento documento ovunque, e con qualunque strumento (desktop, mobile, tablet, a condizione che ci sia una connessione internet;
- semplifica la vita a chi deve collaborare su progetti aziendali, indipendentemente da dove si trovano le persone che devono avere un ruolo attivo nel progetto;
- l’impostazione di base di GSuite ha un robusto sistema di sicurezza integrato;
- offre un’enorme quantità di spazio di archiviazione e i suoi piani sono flessibili;
- offre la più potente piattaforma di posta elettronica disponibile (Gmail);
- è una soluzione intuitiva e semplice da usare, che rispetta altissimi standard di usabilità senza lesinare funzionalità;
- l’elenco degli strumenti disponibili soddisfa i bisogni delle aziende nella maggior parte dei casi e dei settori;
- facilita la mobilità dei tuoi dipendenti con app potenti ed innovative per iOs e Android, che riescono a non far sentire la mancanza di una postazione fissa.
Se, tuttavia, ti restano ancora i dubbi della protezione dei dati, la fedeltà dei collaboratori, la possibile fuoriuscita di informazioni confidenziali, ti vorrei rassicurare perché gli standard di sicurezza di Google sono certamente superiori a quelli che la maggior parte della aziende possono mettere in campo al loro interno. Se vuoi approfondire questa tematica ti consiglio di leggere l’articolo “DLP (Data Loss Prevention) e sicurezza dei dati aziendali”
9 Consigli direttamente da Big G per i Retailer
Con la GSuite di Google le opportunità sono davvero infinite per lavorare bene e vivere meglio. Ecco altri 9 consigli offerti da Google per:
- Aumentare i ricavi attraverso migliori interazioni con i clienti in negozio e on-line
- Ridurre i costi con efficienza operativa
- Portare le vostre idee sul mercato il prima possibile
1. Progettare e portare i prodotti sul mercato più velocemente
Come spesso capita nelle aziende Retail, è davvero difficile che il team di lavoro sia sempre presente in azienda. Qui la difficoltà è la collaborazione in real time tra persone che possono lavorare assieme solo virtualmente. Grazie a Google Drive, tutti gli attori del processo di creazione e vendita online possono lavorare sulla creazione e sviluppo di campagne marketing, condividendo eventuali sketch, immagini e prototipi fotografici.
Così ogni persona è sempre up-to-date sui contenuti, i quali potranno essere condivisi con persone esterne in maniera semplice e sicura.
2. Migliorare la collaborazione con i fornitori
La velocità di risposta alle nuove esigenze di mercato è un fattore critico di successo per i Retailer. Affinché si riesca a dare ai clienti ciò che vogliono, è necessario che i team di lavoro rimangano sempre collegati e rispettino i tempi di produzione.
Con Google Drive è possibile condividere design di prodotto, guide sulla qualità, KPI e mockup grafici. Lavorando con Google Sheets e Calendar è possibile gestire i diversi task da svolgere e con Hangout, il team può comunicare velocemente e condividere informazioni semplicemente attraverso una Chat.
3. Massimizzare il Customer service
Mantenendo sempre aggiornati i punti vendita su inventari, programmi di promozione ed estetica del negozio, si massimizza il servizio al cliente e la Customer Experience instore. Con Google Drive e la condivisione delle specifiche dei prodotti, delle promozioni, video e FAQ, ogni punto vendita ha, alla portata di tablet o smartphone, a disposizione un’infinità di informazioni per assistere con efficacia il cliente durante il suo processo d’acquisto.
4. Il digitale al servizio del negozio
Una volta c’erano le insegne scritte a mano, poi quelle luminose (Las Vegas decisamente aveva capito il gioco), ora invece è possibile migliorare la shopping experience dei vostri clienti, utilizzando le Chromeboxes per personalizzare il negozio.
Una Chromebox è un dispositivo che esegue il sistema operativo di Google, Chrome OS, attraverso il quale potrete gestire facilmente i contenuti digitali da mostrare come insegne, riducendo i costi di stampe personalizzate e aumentando l’immediatezza e la rilevanza dell’esperienza in-store per l’acquirente.
5 – Gestire i processi operativi
Sfruttando il potenziale di Google Forms, le sedi generali potranno essere sempre messe al corrente, in tempo reale, sullo stock dei negozi. I dati delle vendite vengono convogliati automaticamente in Google Sheets e, attraverso Google Apps Script, trasformati in grafici dinamici condivisi tra le diverse sedi, i negozi e i centri di distribuzione.
6 – Social networking e lavoro di squadra
Quando si ha un’azienda internazionale con più di 200.000 impiegati, è davvero difficile riuscire a comunicare in modo efficace. La community aziendale aiuta gli impiegati a comunicare a tutta organizzazione o parte di essa, condividendo idee, introducendo nuovi impiegati, postando le news giornaliere o qualsiasi cosa che possa essere utile e che migliori il lavoro di squadra.
7 – Task e organizzazione
Quando i problemi della gestione IT sono maggiori degli ordini ricevuti, quello è il momento di cambiare. Con GSuite è possibile organizzare gli ordini, inventari e gestire le proprie email in modo efficace. Con Google Calendar si possono organizzare gli appuntamenti dei dipendenti, aumentando la produttività e migliorando la gestione degli ordini.
Attraverso l’utilizzo combinato di Google Sheets e Google Calendar, è possibile creare programmi dinamici, distribuirli e tracciare il loro completamento.
8 – Hub di informazioni
Muoversi veloce significa poter accedere alla maggior quantità di informazioni possibili, in tempi molto brevi.
Ecco che Google Sites diventa uno strumento molto efficace per poter raggiungere un’intera organizzazione, tenendola costantemente aggiornata, attraverso un blog, post, documenti di prodotto, promozioni locali e non, form online e contenuti di formazione.
Google Sites diventa così quella che può essere definita una destinazione one-stop, dove poter organizzare tutti i contenuti e fare sì che diventi un vero e proprio hub di informazioni. Insomma, uno smistatore di contenuti ad alta efficienza.
9 – Reclutare ed intervistare
Quando il turnover dei dipendenti è molto alto, le tempistiche di reclutamento e di avviamento fanno la differenza per una migliore collaborazione ed integrazione nell’ambiente di lavoro. Ogni processo delle Risorse Umane può sfruttare a pieno la forza di GSuite, a partire dal reclutamento impiegati. Google Form può essere usato per reperire informazioni, smistare candidati interessati da quelli che non lo sono realmente. Con Google Hangout si può procedere allo step dell’intervista, metodo molto usato da Google in persona.
Ed infine Google Sites per l’avviamento e il reperimento di materiali di formazione, se non lo avete fatto leggete il punto 8.
Sinesy Innovision è partner di Google Cloud
Dal 2011 Sinesy Innovision è Google Cloud Parner. Lo scopo è quello di portare innovazione alle aziende incoraggiando un nuovo approccio lavorativo con GSuite e offrendo soluzioni software su misura, volte a digitalizzare i processi aziendali soprattutto nel Retail. Parla con uno dei nostri consulenti Retail per scoprire tutti i vantaggi di GSuite per il tuo Business.
