Per un’azienda sanitaria, e soprattutto per chi la dirige, non è cosa semplice tenere sotto controllo la situazione economica e le performance. Entrate e uscite, costi di gestione, personale, attrezzature, esami… Senza tralasciare il quadro finanziario generale, dove i fondi pubblici si riducono di anno in anno. Non è difficile che i conti sfuggano di mano, impedendo una visione precisa dei dati.. L’opposto del tanto bramato “avere in mano le redini della situazione”.
La sfida? Gestire il caos informativo
“Ormai tutto è talmente fuori posto che più niente è fuori luogo.”
– Mauro Parrini –
Il mondo dell’analisi del sistema ospedaliero è davvero vasto e complesso: ha a che fare con diversi reparti, equipaggiamenti medici, personale, gestione del pronto soccorso e delle varie unità che compongono la struttura ospedaliera. La Business Intelligence in questo caso aiuta non solo nella gestione, ma anche nell’ottimizzazione dei costi e delle tempistiche, migliorando l’organizzazione interna e fornendo un migliore servizio al cittadino.
Dunque la sfida il più delle volte, quando si ha a che fare con una grande mole di dati eterogenei, è dare ordine. Semplificare. Avere metodo.
La soluzione ottimale per il settore sanitario consiste dunque nell’adottare degli strumenti digitali a supporto del controllo, dell’analisi dei dati e dei kpi utili, in particolare:
- soluzioni di Data Warehouse che permettono di archiviare, estrarre e trasformare i dati provenienti da diverse fonti quali fogli excel, gestionali e quant’altro…
- soluzioni di Business Intelligence che consentono di organizzare i dati estrapolati in forma grafica, permettendo di visualizzare e comparare le informazioni principali e dando modo all’utente di poter sia avere la visione completa del quadro aziendale, sia di scendere nel dettaglio su un dato preciso. Un modo migliore e semplificato per leggere e interpretare i dati.
La BI che mette ordine nella sanità
Come mettere dunque ordine al “caos” talvolta generato dall’enorme quantità di dati a disposizione nella sanità?
Ecco che la Business Intelligence accorre sul suo valoroso destriero come il migliore eroe di un romanzo fantasy; senza macchia e senza paura; senza spada, ma “armata” dei migliori report e cruscotti di controllo delle performance.
Essi salvano la vita dei manager coprendo tutte le aree interessate al management dell’azienda sanitaria e portando così a un miglioramento dei KPI e al raggiungimento di determinati obiettivi aziendali.
Ma quali sono i KPI maggiormente monitorati dalla BI nell’ambito sanitario? Vediamone alcuni:
- PROCESSI AZIENDALI INTERNI: movimenti di magazzino, prodotti impiegati (medicinali, strumenti di lavoro, dispositivi…), le giacenze e il lead time dei fornitori. Tutti dati molto importanti che, se raccolti nel modo corretto, permettono di calcolare indici fondamentali come la rotazione di magazzino, i giorni di scorti degli articoli e il loro consumo medio. Un’ottimizzazione che può portare a risparmi superiori al 20%.
- CONTROLLO DEI COSTI: una tra le difficoltà maggiori è l’indispensabile controllo costante del budget, del bilancio e delle marginalità. I fogli excel risultano pesanti e dispersivi per tutti questi conti, mentre dei pratici cruscotti, report e grafici che evidenziano i dati rilevanti rendono la consultazione più smart e immediata, evidenziando immediatamente criticità e dati positivi.
- RISORSE UMANE: verificare le presenze/assenze del personale può diventare un lavoro veloce se gestito in un unico cruscotto dove la direzione potrà così confrontare dati, estrarli e analizzarli con semplicità.
- PERFORMANCE DEL PRONTO SOCCORSO: è diventato importante per l’azienda ospedaliera determinare tutti i dati del pronto soccorso tra cui il numero di codici rossi/gialli/verdi/bianchi e quali sono i giorni in cui è più affollato per ricavare poi il tasso di ammissione e i tempi di attesa medi.
- TASSO OCCUPAZIONE POSTI LETTO: è l’indicatore non-economico più importante per valutare l’efficienza dell’attività ospedaliera. Calcolare la % di occupazione dei posti letto per reparto e nel tempo non è semplice in quanto bisogna incrociare i dati dei ricoveri e dei transiti dei pazienti tra reparti. Il risultato mi consente di capire quali reparti sono prossimi alla saturazione (tasso del 100%) e quali sono sottoimpiegati (tasso inferiore al 75%). A parità di risorse impiegate posso dunque rimodulare le risorse dei vari reparti riducendo le liste d’attesa dei pazienti in attesa di ricovero.
